10 Estrategias para Crear un Programa de Clases Privadas Exitoso

En mis inicios como maestro de violín, me sentía muy orgulloso de lo mucho que me gustaba trabajar haciendo algo que disfrutaba muchísimo. ¡Varios años después, lo disfruto igual o aún más! Eso sí, a través de los años, varias cosas fueron cambiando. Una de ellas fue vencer el miedo a la idea de establecer mi propio estudio de cuerdas. El problema era que no tenía la más mínima idea de cómo hacerlo, particularmente en el lado comercial y/o de los negocios.

No fue hasta el año 2015 -cuando me mudé a la ciudad de Portland, Oregón- y la maestra “Laurita” Jauregui me dio la oportunidad de enseñar y manejar su estudio de violín mientras ella se iba de sabática en México, que pude entender el compromiso y desarrollar la experiencia necesaria para poder crear, desarrollar y mantener un estudio de clases particulares. La experiencia fue retante y alentadora a la vez. Y al final del año me sentí listo para emprender una etapa nueva en mi propio estudio en la ciudad de Rochester, Minnesota donde actualmente tengo mi propio estudio de cuerdas.

En fin, estas son las 10 estrategias que me han ayudado a navegar las altas y bajas de establecer y mantener un programa de clases privadas exitoso. Espero que, al compartir esta información, la puedan utilizar como una herramienta positiva que les ayude y aliente a tomar la decisión de establecer su propio estudio.

Investiga el precio de las demás actividades extracurriculares en la comunidad. Saber cuánto se paga por clases de ballet, canto, arte, deportes y clases de música, te va a dar una idea de cuanto la gente está dispuesta a pagar por lo que les ofrezcas. Antes que todo, es bien importante valorarse a uno mismo y establecer una tarifa que compita con los demás ofrecimientos, pero que también sea cómoda, flexible y atractiva para ti y para las familias en tu estudio.
Establece una política y sigue las reglas al pie de la letra, ¡siempre! Ya sea cobrar recargos, limitar o no dar reposición de clases, prohibir el uso de electrónicos o el celular en las clases, o alguna otra regla; Mantente firme con las expectativas de lo que crees realmente importante para ti y para el bien del estudio. A la larga, las familias lo respetarán y te valorarán aún más.
Crea una página web y llénala de contenido. Incluye información básica de lo que ofreces, filosofía educativa, fotos y videos tuyos y de tus estudiantes. Incluye también testimonios de familias con las que has trabajado anteriormente. Aunque no te va a garantizar que reclutes estudiantes de forma rápida, hoy día, crear y mantener la presencia en línea es imprescindible.
Planifica todos los eventos que quieras llevar a cabo durante el año. Muchos de nosotros seguimos el calendario del distrito escolar donde trabajamos y organizamos nuestras actividades dentro de este calendario escolar. Una vez tengas idea de cuantos días, semanas, y cuantos términos (semestre, trimestre o cuatrimestre) vas a trabajar, crea un calendario especifico con todas las fechas de clases grupales, recitales, conciertos especiales, días feriados, vacaciones y/o citas medicas etc…. Ten confirmadas las fechas, hora y el local de todos los eventos del estudio, especialmente las fechas en que NO VA A HABER CLASES.
Crea una base de datos y/o crea un archivo con toda la información que tengas del estudio. Esto te va a ayudar a mantener todo en orden. Mantén un récord de todas las transacciones monetarias del estudio. Pagos, gastos de materiales, renta de locales, membresías y recargos, etc. Las plataformas en línea como My Music Staff, Music Teacher Helper y Capterra son algunos de los servicios que se pueden contratar para manejar la parte administrativa del estudio. Yo personalmente aprendí a manejar el estudio utilizando Google (Pages, Sheets y Drive). También utilizo Word, Excel y Power Point para crear documentos y contenido en la base de datos.
La comunicación es esencial para ayudar a que todo fluya en el estudio. Abre una cuenta de email solo para cosas del estudio y mantén a las familias al tanto de todos los eventos que ocurren en el estudio constantemente. También infórmales de otras actividades en la comunidad como conciertos de la orquesta sinfónica, entra y tocas, clases grupales, festivales, campamentos, etc. ¡Déjales saber de todo! Semanalmente les envió́ confirmación de los eventos en el estudio. Si, reconozco que puede ser algo exagerado, pero yo lo veo como una forma de relevar la responsabilidad hacia las familias con las que trabajo. Nunca me pueden decir “Tú no me enviaste/dijiste nada.”
El apoyo y educación a las madres y los padres es bien importante para la longevidad de un estudio. Por eso, te recomiendo que separes una o dos horas a la semana para usarlas como “Horas de Oficina.” Este tiempo lo debes utilizar para reunirse y hablar entre adultos sobre temas delicados. También recomiendo hacer reuniones y foros de padres al menos una vez al año. Este último es un espacio para que los adultos puedan compartir experiencias y se apoyen mutuamente.
Mantente al tanto de las corrientes actuales de la educación temprana, el desarrollo de la niñez y hasta alguno de los hallazgos en la psicología infantil. Lee libros, artículos y escucha algún podcast que encuentres interesante. Toda esta información te va a ayudar a entender y navegar la lucha que puedan tener alguna de las familias en tu estudio. También busca entrenar y capacitarte más en tu instrumento o área educativa. Encuentra a un mentor/a, reúnete con tus colegas para compartir ideas y estrategias de enseñanza a la hora del café, el almuerzo o el “happy hour.” Ve a conferencias y atiende festivales, para aprender y conectar con profesionales como tú. Mientras más te empeñes en seguir educándote, más valioso te volverás para las familias en tu estudio y tu comunidad.
Recopila libros, revistas, artículos, materiales de oficina, materiales para enseñar, instrumentos y sus accesorios, libros de música, atriles, libros para colorear, juguetes educativos y demás. También puedes crear una alianza con alguna tienda de música o algún luthier local. El estudio irá creciendo poco a poco. Si no puedes costear las cosas de primera, no te preocupes.
Desarrolla tu legado. Este último toma tiempo, pero es algo que va a ayudar a que tu programa sea más atractivo para las familias en tu comunidad. Crea, nutre y crece una visión de lo que quieres que tu estudio represente y a quienes quieres que represente. Ya sea creando un programa que le sirva a la comunidad a través de conciertos accesibles para las comunidades en riesgo y/o de bajos recursos, un estudio que atiende a estudiantes con necesidades especiales, un estudio que trabaja con niñxs de temprana edad y/o un estudio con estudiantes con muy alto nivel. ¡Las posibilidades son infinitas!